Het typische IT-verhaal

Toen Paul zijn bedrijf begon, werd ook hij belast met administratief werk. Van delegeren was toen weinig sprake. Zijn omzet begon te groeien en hij nam enkele medewerkers in dienst. Deze werden natuurlijk geselecteerd in functie van zijn core business. Hij delegeerde enkele administratieve taken en constateerde dat niet iedereen zijn manier van werken begreep.

Zonder dat Paul erbij stilstond, ontstond informatiechaos. Deze chaos werd veroorzaakt door het gebruik van aparte programma‘s: een gehuurd boekhoudpakket; een systeem voor magazijnbeheer; een facturatie programma; overige documenten op een server ter plaatse...

Deze beloftevolle systemen waren goedkoop bij aanschaf en leken op dat moment een goede keuze. Al snel doken hardnekkige problemen op:

•  dubbele gegevens (welke zijn juist?)
•  ontbrekende gegevens en documenten
•  foutgevoelige lijsten
•  wildgroei van mappen en tekstdocumenten
•  rekenbladen waarvan niet geweten is waar net dat ene cijfer vandaan kwam

Bovendien kon Paul soms niet meer antwoorden op eenvoudige vragen over de stand van zaken. Hij was telkens nog aan het werk wanneer iedereen al naar huis was. Hij wou, koste wat het kost, nog net dat ene antwoord vinden. Pas dan zou hij rustig naar huis kunnen gaan.

Hij had bij collega-ondernemers wel al oplossingen gezien, maar daar was de producent blijkbaar vergeten dat enkel informatici graag met computers werken. Ze hadden het uitsluitend over mogelijkheden, maar niet over organisatorische gevolgen. Duur in aanschaf en onderhoud en tijdrovend bij het toepassen.

Het eindresultaat: in plaats van door verhoogde efficiëntie een medewerker uit te sparen, kwamen er regelmatig peperdure IT-ers over de vloer.

En dat was zeker niet wat Paul wilde...